Program Kerja Sekretaris Umum Periode 2014-2015

 

Oleh : Eka agustina
A. Pendahuluan
Assalamu’alaikum wr. wb.
Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan nikmat yang senantiasa dilimpahkan kepada kami, sehingga kami dapat menyusun Program Kerja Sekretaris Umum HIMAGROTEK periode 2014 - 2015 ini. Sebagaimana umumnya semua himpunan dan ormawa di lingkungan Fakultas Pertanian UNIB memiliki tempat untuk berkumpul dan melakukan segala aktivitas di bidang keorganisasian. Setiap himpunan atau ormawa memiliki sekretariattan. Selain itu pada sebuah organisasi dibutuhkan orang yang bertugas mengatur dan mengawasi lalu lintas administrasi. Oleh karena itu HIMAGROTEK memiliki sebuah badan yang dinamakan Sekretaris yang membackup bidang Kesekretariatan.

Sekretaris Umum yang berperan memberikan supporting system sebaik-baiknya demi menunjang organisasi HIMAGROTEK yang tertib secara administrasi dan efektif dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Menurut deskripsi kerja, sekretaris memiliki tugas dalam dua bidang utama, yaitu tugas dalam bidang administrasi dan bidang kesektretariatan (Yang dibantu Bidang Kesekretariatan).

B. Deskripsi Kerja

1. Mengatur pengelolaan surat keluar/masuk.
2. Mengatur Administrasi (surat dan mading sekretariattariat).
3. Tata tertib sekretariat.
4. Inventarisasi barang sekretariat.
5. Pendokumentasian buku rapat.
6. Pengembangan Sekretariat.
7. Publikasi surat/paket yang masuk ke sekretariatariat HIMAGROTEK

C. Program Kerja
 
1. Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Latar Belakang
Organisasi akan berjalan baik jika administrasi di dalamnya baik juga. Salah satu media komunikasi antara pihak internal dan eksternal adalah surat. Agar komunikasi dapat terorganisir dengan baik dibutuhkan pengarsipan yang teratur. Surat masuk dan keluar secara tidak langsung menggambarkan apa saja kegiatan yang dilakukan suatu organisasi, sehingga dengan pengarsipan tersebut surat masuk dan keluar dapat diketahui semua anggota dengan baik dan rapih.

b. Tujuan

1. Mengatur penyimpanan surat masuk dan keluar agar mempemudah pendataan saat diperlukan.
2. Memudahkan proses pembuatan surat keluar kedepannya.

c. Sasaran
Surat masuk dan surat keluar pada selingkup HIMAGROTEK dan sekitarnya.

d. Waktu Pelaksanaan
Selama masa kepengurusan HIMAGROTEK periode 2014 - 2015

e. Indikator Keberhasilan
95 % surat keluar terarsip rapih dalam bentuk softcopy dan 70 % surat masuk terarsip rapih dalam bentuk softcopy / hardcopy.

2. Rapat Rutin Sekretaris
a. Latar Belakang
Organisasi akan berjalan baik jika sebelum dilaksanakan kegiatan harus diadakan rapat terlebih dahulu. Dalam pelaksanaannya, setiap bidang memerlukan sekretaris untuk mengatur surat dan notulensi. Untuk mengontrol dan memantau dari notulensi rapat, serta tercatatnya surat masuk dan keluar dari masing-masing bidang agar sesuai dengan aturan yang telah dibuat. Demi terjalin hubungan yang baik antar pengurus maka diadakan rapat rutin sekretaris yang wajib dihadiri masing-masing sekretaris bidang yang dilaksanakan setiap satu bulan sekali. Selain itu, pada paruh akhir periode kepengurusan 2014-2015 ini rapat rutin Sekretaris digunakan sebagai ajang untuk mengerjakan laporan pertanggungjawaban secara bertahap serempak oleh para / sekretaris bidang yang ada di HIMAGROTEK, tujuannya agar laporan pertanggungjawaban yang dikumpulkan ke Sekretaris Umum lebih rapi, sama dan seragam dalam hal format penulisan, yang diharapkan mampu memperingan kerja badan sekretariskabinet dalam mengoreksi permasalahan redaksional dan Sekretaris Umum dalam mendistribusikan laporan pertanggungjawaban tiap kementerian/badan.

b. Tujuan

1. Agar terjalin hubungan silaturrahmi yang baik antar-sekretaris bidang.
2. Mengecek pendokumentasikan notulensi rapat masing – masing bidang HIMAGROTEK
3. Membuat progress pengerjaan laporan program kerja bekerja sedari dini sehingga didapat hasil akhir berupa laporan pertanggungjawaban HIMAGROTEK

c. Sasaran
Seluruh sekretaris dari masing-masing bidang

d. Waktu Pelaksanaan
Selama kepengurusan HIMAGROTEK 2014 setiap tiga kali per bulannya.

e. Indikator Keberhasilan
85 % dokumentasi notulensi pada rapat rutin terarsip dan rapat rutin diadakan minimal sebulan sekali setiap hari senin minggu ketiga per bulan.

3. Jaga Sekretariat
a. Latar Belakang
Sekretariat HIMAGROTEK merupakan salah satu tempat utama berkumpulnya para pengurus. Di tempat ini para pengurus bisa saling bersilahturahmi dan berinteraksi dengan pengurus yang lain sehingga dapat meningkatkan keakraban diantara para pengurus. Selain itu, dikarenakan di dalam Sekretariattariat HIMAGROTEK terdapat barang-barang yang menunjang kegiatan HIMAGROTEK maka diperlukan penjagaan untuk menjaga barang-barang yang ada. Oleh karena itu, maka keamanan dan kenyamanan sekretariat perlu dijaga.

b. Tujuan

1. Menjadi salah satu sarana untuk mengakrabkan dan mengenal lebih dekat pengurus satu dengan pengurus yang lain.
2. Menjaga keamanan dan kenyamanan sekretariattariat.
3. Menumbuhkan rasa memilki sekretariattariat di dalam diri tiap pengurus.
4. Menjaga kebersihan sekretariattariat tiap hari

c. Sasaran
Seluruh pengurus dan anggota HIMAGROTEK.

d. Waktu Pelaksanaan
Selama kepengurusan HIMAGROTEK Periode 2014 – 2015.

e. Indikator Keberhasilan
70 % shift jaga sekretariat normal terisi

4. Pendokumentasian Notulensi
a. Latar Belakang
Notulensi sangat penting dilakukan untuk mengetahui hasil-hasil yang di dapat pada saat melakukan rapat. Baik hal tersebut berupa rencana kerja, evaluasi suatu kegiatan, atau yang lainnya, hal ini akan membantu anggota dan pengurus HIMAGROTEK dalam mengingat dan mengetahui hal-hal penting apa saja yang telah dihasilkan pada saat rapat yang pernah dilakukan dan juga sebagai arsip dalam lampiran Laporan Pertanggungjawaban.

b. Tujuan

1. Sebagai alat bukti terlaksananya rapat
2. Sebagai sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak hadir
3. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
4. Sebagai alat pengingat untuk tiap-tiap bidang.
5. Sebagai dokumen untuk pengarsipan

c. Sasaran
Seluruh pengurus HIMAGROTEK.

d. Waktu Pelaksanaan
Setiap rapat rutin sekretariattaris

f. Indikator Keberhasilan
Tersedianya buku notulensi rapat rutin untuk masing-masing bidang serta buku notulensi rapat kordinasi.

5. Pengembangan Sekretariat
a. Latar Belakang
Seiring berjalannya waktu, maka fungsi maupun struktur suatu orgnasasi dari waktu ke waktu akan bertambah kompleks. Demi mendukung kelancaran berbagai aktivitas dan kepentingan organisasi tersebut, maka diperlukan adanya peningkatan fasilitas yang sebanding dengan tingkat kompleksitas organisasi tersebut. HIMAGROTEK sebagai organisasi yang sudah berkembang dan memiliki tingkat kompleksitas yang cukup tinggi, diperlukan adanya sarana penunjang untuk mengimbangi tingkat kompleksitas tersebut sehingga HIMAGROTEK tetap dapat berjalan dan berfungsi secara harmonis. Oleh karena itu sekretaris (dibantu bidang kesekretariatan) menyediakan program pengembangan sekretariattariat yang terdiri dari :

• Pengadaan mading untuk umum untuk surat undangan.
• Pengadaan tempat untuk surat peminjaman, proposal masuk, dan paket/surat masuk.
• Pelabelan tempat-tempat untuk menyimpan tas, helm, dan kotak surat/paket yang masuk.

b. Tujuan
Menyediakan fasilitas bagi anggota HIMAGROTEK dan juga penghuni SC dalam menjalankan tugasnya.

c. Sasaran
Seluruh pengurus HIMAGROTEK

d. Waktu Pelaksanaan
Selama kepengurusan HIMAGROTEK periode 2014 – 2015.

e. Indikator Keberhasilan
Tersedianya peralatan kesekretariatan dengan lengkap


6. Inventaris Barang
a. Latar Belakang
Seluruh barang yang ada di dalam sekretariat HIMAGROTEK harus dijaga dan dipergunakan dengan baik untuk mendukung kegiatan. Oleh karena itu, perlu adanya inventarisasi pengadaan barang yang bertujuan untuk meminimalisir tingkat hilangnya barang yang ada di sekretariat, mendata seluruh barang yang ada di sekretariat, dan menyiapkan barang-barang yang diperlukan untuk kepentingan sekretariat, seperti peralatan kebersihan, alat tulis menulis, dan alat penunjang kegiatan HIMAGROTEK lainnya.

b. Tujuan

1. Menyediakan keperluan barang-barang sekretariat, seperti alat kebersihan, alat tulis kantor dan alat penunjang kegiatan HIMAGROTEK lainnya.
2. Mendata semua barang yang ada di sekretariat.
3. Menindak lanjuti barang rusak atau hilang di sekretariat.

c. Sasaran
Semua barang inventaris yang berada di sekretariat HIMAGROTEK.

d. Waktu pelaksanaan
Di awal kepengurusan HIMAGROTEK.

e. Indikator Keberhasilan

1. 95 % inventaris yang ada di sekretariat HIMAGROTEK terarsip rapih dalam bentuk softcopy (baik barang rusak maupun barang layak pakai)
2. Semua barang yang ada di sekretariat HIMAGROTEK telah terdata dan terklasifikasi berdasarkan jenisnya dan terdokumen (kecuali alat tulis kantor, buku dan kardus berisi arsip file/barang yang tidak produktif).
3. Telah tersedia perlengkapan barang yang diperlukan disekretariat HIMAGROTEK seperti alat kebersihan dan alat tulis kantor.

7. Publikasi Paket/Surat Masuk
a. Latar Belakang
Dengan majunya berbagai aspek di dunia ini hidup pun menjadi lebih mudah. Termasuk cara orang mengirimkan paket entah berisi surat atau barang, sejauh apapun jaraknya paket tersebut bisa sampai ke tangan yang dituju dengan baik. Selaku organisasi tertinggi di kampus, HIMAGROTEK menjadi penyambung antara pihak luar dengan mahasiswa. Dengan wewenangnya, HIMAGROTEK memudahkan penerimaan paket dan menyalurkannya ke mahasiswa yang dituju.

b. Tujuan
Mengatur paket atau surat yang masuk dan menyalurkannya kepada mahasiswa yang ditujukan pada paket atau surat tersebut.

c. Sasaran
Paket/surat yang masuk atas nama mahasiswa HIMAGROTEK.

d. Waktu pelaksanaan
Selama masa kepengurusan HIMAGROTEK 2014 - 2015.

e. Indikator Keberhasilan
85 % paket atau surat masuk atas nama mahasiswa HIMAGROTEK terpublikasikan melalui media sosial dan pengumuman.

D. Penutup
“Tidak ada gading yang tak retak”, barangkali peribahasa itu merupakan keniscayaan bagi setiap hal di dunia ini, termasuk kami selaku Pengurus. Dengan kemampuan, sumber daya dan waktu kami yang terbatas, kami berusaha semaksimal mungkin untuk mencapai target-target yang telah ditetapkan sebelumnya. Semoga momen ini menjadi agen pembelajaran yang nyata dan efektif bagi kami untuk terus memperbaiki dan meningkatkan kualitas diri. Yang telah memberikan bantuan dan dukungan selama kepengurusan HIMAGROTEK periode 2014 - 2015 ini berlangsung. Kami mengharapkan saran dan kritik yang bersifat konstruktif guna kebaikan kita bersama.

Share on Facebook Share on Twitter Share on Google Plus